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Citation: FaxTalk(r) is a registered trademark and FaxTalk Communicator, and FaxTalk CallControl are trademarks of Thought Communications, Incorporated. All Rights Reserved.


Introduzione

Nella Rubrica FaxTalk vengono memorizzate le informazioni relative ai contatti, in tal modo non sarà necessario reinserire le informazioni ogni volta che si desidera comunicare con il contatto mediante FaxTalk Communicator.

FaxTalk Communicator supporta varie rubriche, è quindi possibile memorizzare le informazioni sui contatti in base a criteri specifici, ad esempio, contatti di lavoro piuttosto che contatti personali. La Rubrica Fax Talk consente di creare, eliminare, copiare e stampare tutte le rubriche desiderate.

La finestra principale della rubrica mostra il contenuto della rubrica selezionata. I contatti vengono memorizzati in base alle seguenti informazioni: Nome, Società, Numero voce, Numero fax e Commenti. È possibile ordinare l’elenco della rubrica facendo clic sulle intestazioni delle colonne.

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Aggiunta di un nuovo contatto

È possibile aggiungere a una rubrica un numero illimitato di contatti. La rubrica memorizza il nome del contatto, la società, i numeri fax e voce e qualsiasi commento o nota si voglia inserire relativamente al contatto.

Per aggiungere un contatto alla rubrica:

1.	Selezionare il comando Nuovo contatto dal menu Modifica.

2.	Inserire le informazioni relative al contatto. Il nome è necessario.

3.	Fare clic sul pulsante OK per salvare il contatto nella rubrica.


Raggruppamento di contatti fax

Nella rubrica, per facilitare l’invio di fax in uscita, è possibile raggruppare i contatti che di frequente ricevono lo stesso tipo di informazioni fax. In tal modo sarà sufficiente selezionare una sola voce di gruppo per inviare un fax ai contatti in questione.

Per creare un gruppo:

1.	Selezionare il comando Nuovo gruppo dal menu Modifica.

2.	Inserire il nome del gruppo che si desidera venga visualizzato nella rubrica.

3.	Inserire i commenti relativi al gruppo. Tali commenti saranno visualizzati nella rubrica.

4.	Selezionare i contatti che si desidera aggiungere al gruppo dall’elenco Voci rubrica.

5.	Fare clic sul pulsante Aggiungi per aggiungere i contatti selezionati all’elenco Membri gruppo.

6.	Per rimuovere dei membri dall’elenco Membri gruppo, selezionare i membri da rimuovere e fare clic sul pulsante Rimuovi.


Modifica delle proprietà di un contatto

È possibile modificare i contatti delle rubriche esistenti e modificare le informazioni relative a un contatto precedentemente memorizzate.

Per modificare le informazioni di contatto di una voce:

1.	Selezionare il contatto, quindi selezionare il comando Proprietà dal menu Modifica oppure fare doppio clic sulla voce della rubrica.

2.	Modificare l’informazione del contatto.

3.	Fare clic sul pulsante OK per salvare le nuove informazioni.


Aggiornamento di un gruppo di contatti fax

È possibile modificare i gruppi delle rubriche esistenti e le informazioni precedentemente memorizzate relative a un determinato gruppo.

Per modificare le informazioni contenute in un gruppo:

1.	Selezionare il gruppo, quindi selezionare il comando Proprietà dal menu Modifica oppure fare doppio clic sulla voce della rubrica.

2.	Modificare le informazioni di gruppo, aggiungere o eliminare dei contatti dall’elenco Membri gruppo.

3.	Fare clic sul pulsante OK per salvare le nuove informazioni relative al gruppo.


Creazione di una nuova rubrica

FaxTalk Communicator supporta un numero illimitato di rubriche.

Per creare una nuova rubrica:

1.	Selezionare il comando Nuovo dal menu File.

2.	Specificare il nome della rubrica.

3.	Fare clic sul pulsante Salva per creare la rubrica.

4.	La rubrica di nuova creazione è ora attiva e pronta a ricevere i contatti da aggiungere.


Stampa dei contatti di una rubrica

È possibile effettuare una stampa di un elenco dei gruppi e dei contatti di una rubrica. Quando si procede alla stampa dei contatti è possibile scegliere se stampare l’intera rubrica oppure una porzione selezionata. Si può inoltre scegliere se stampare i contatti, i gruppi oppure entrambi.

Per stampare i contatti di una rubrica:

1.	Selezionare il comando Stampa dal menu File.

2.	Selezionare la stampante.

3.	Scegliere l’intervallo di stampa e il numero di copie da stampare.


Eliminazione dei contatti da una rubrica rubrica
Eliminazione dei contatti da una rubrica

È possibile, in qualsiasi momento, rimuovere dei contatti o dei gruppi dalla rubrica.

Per rimuovere dei contatti o dei gruppi:

1.	Selezionare uno o più contatti oppure uno o più gruppi.

2.	Selezionare il comando Elimina dal menu Modifica.

3.	Confermare l’eliminazione delle voci selezionate.


Importazione di contatti in una rubrica

È possibile importare informazioni sui contatti creati in altre applicazioni nelle proprie rubriche. A tal fine, FaxTalk Communicator richiede che le informazioni sul contatto siano in un formato ASCII delimitato da virgole.

Il file ASCII delimitato da virgole deve essere di formato specifico affinché sia possibile la sua corretta importazione. Il file deve contenere uno o più record, ognuno dei quali separato da <CR><LF>. All’interno di ciascun record, i campi devono essere separati da una virgola e ogni campo deve essere racchiuso tra virgolette.

Per importare dei contatti in una rubrica:

1.	Preparare un file ASCII delimitato da virgole e basato sul formato specificato in precedenza.

2.	Selezionare il comando Importa dal menu File.

3.	Inserire il nome file del file ASCII delimitato da virgole.

I campi dei contatti devono essere disposti nel seguente ordine:

Nome	Massimo 25 caratteri. Tutti i record di questo campo devono sempre contenere dei dati
Cognome	Massimo 30 caratteri.
Società	Massimo 20 caratteri.
Numero fax	Massimo 30 cifre.  Tutti i record di questo campo devono sempre contenere dei dati
Numero voce	Massimo 30 cifre.
Commenti	Massimo 40 cifre.


Esportazione di contatti da una rubrica

È possibile esportare i contatti da una rubrica in formato ASCII (testo) per utilizzarli in altre applicazioni. La Rubrica FaxTalk esporterà tutti i record dei contatti selezionati in formato ASCII delimitato da virgole.

Per esportare i contatti di una rubrica:

1.	Selezionare il contatti di rubrica che si desidera esportare.

2.	Selezionare il comando Esporta dal menu File.

3.	Inserire un nome file per il file esportato.

4.	Fare clic sul pulsante Salva per esportare i contatti.

Nota

•	Non è possibile esportare i gruppi delle rubriche. Si possono esportare solo singoli contatti.


Copia di contatti da una rubrica aad un'altra
Copia di contatti da una rubrica a un’altra

È possibile copiare o spostare dei contatti da una rubrica a un’altra.

Per copiare dei contatti da una rubrica a un’altra:

1.	Selezionare i contatti dalla rubrica di origine.

2.	Selezionare il comando Taglia o Copia dal menu Modifica. L’utilizzo del comando Taglia eliminerà i contatti dalla rubrica di origine e li inserirà nella rubrica di destinazione. Il comando Copia copierà semplicemente le informazioni dei contatti.

3.	Selezionare la rubrica di destinazione dall’elenco Rubrica.

4.	Selezionare il comando Incolla dal menu Modifica.


Apertura di una rubrica

Per aprire una rubrica esistente:

1.	Selezionare il comando Apri dal menu File.

2.	Individuare la directory contenente il file rubrica.

3.	Selezionare il file rubrica e fare clic sul pulsante OK.


Selezione di una rubrica diversa

È possibile, in qualsiasi momento, scegliere tra varie rubriche mediante l’elenco Rubrica. Per selezionare una rubrica diversa è sufficiente selezionare la rubrica dall’elenco, i contatti contenuti nella rubrica saranno visualizzati. È possibile inoltre selezionare Apri dal menu File per selezionare la rubrica.


Salvataggio di una rubrica con un nuovo nome

Per salvare la rubrica con un nome diverso:

1.	Selezionare il comando Salva con nome dal menu File.

2.	Inserire il nuovo nome della rubrica.

3.	Fare clic sul pulsante Salva per salvare la rubrica con il nuovo nome.


Eliminazione di una rubrica

È possibile eliminare da FaxTalk Communicator le rubriche che non si utilizzano più.

Per eliminare la rubrica selezionata:

1.	Selezionare il comando Elimina dal menu File.

2.	Confermare l’eliminazione della rubrica.


Modifica del modo in cui i nomi sono visualizzati nella rubrica

È possibile selezionare il modo in cui i nomi sono visualizzati nella rubrica. La Rubrica FaxTalk consente di visualizzare i nomi come Nome, Cognome oppure Cognome, Nome.

Per scegliere in che modo devono essere visualizzati i nomi:

1.	Selezionare Visualizza voci dal menu Modifica.

2.	Selezionare il formato da utilizzare per visualizzare i nomi.


Ordinamentoe dei contatti della rubrica
Ordinamento dei contatti della rubrica

È possibile modificare il tipo di ordinamento della Rubrica Fax Talk per visualizzare in modo più appropriato le informazioni sui contatti.

Per modificare il tipo di ordinamento:

1.	Selezionare Ordina dal menu Modifica.

2.	Selezionare il campo del contatto da ordinare.

3.	Scegliere se si desidera un ordinamento ascendente o discendente.


Proprietà contatti

La finestra di dialogo proprietà contatti consente di modificare le proprietà di un contatto già presente in una rubrica. È possibile aggiungere o modificare le informazioni sui contatti e salvare le informazione aggiornate facendo clic sul pulsante OK.


Proprietà gruppo

La finestra di dialogo proprietà gruppo consente di modificare le proprietà di un gruppo già presente nella rubrica. È possibile aggiungere o rimuovere singoli membri dal gruppo selezionato.

Per aggiungere dei contatti a un gruppo:

1.	Selezionare i contatti dall’elenco Contatti.

2.	Fare clic sul pulsante Aggiungi.

3.	I contatti verranno aggiunti all’elenco Membri gruppo.

Per rimuovere dei contatti:

Selezionare i contatti dall’elenco Membri gruppo.

Fare clic sul pulsante Rimuovi.

I contatti saranno rimossi all’elenco Membri gruppo.

Quando si è terminato di effettuare i cambiamenti sul gruppo fare clic sul pulsante OK per salvare le modifiche.


Nuovo contatto

Inserire le informazioni sul contatto compresi nome, società, numero fax, numero voce e commenti. Per salvare un contatto nella rubrica il campo Nome deve necessariamente contenere dei dati.


Nuovo gruppo

È possibile raggruppare i contatti cui vengono solitamente date le stesse informazioni. In tal modo sarà sufficiente selezionare una singola voce di gruppo per inviare un fax ai contatti in questione. Per creare un gruppo occorre inserire un nome gruppo e aggiungere dei contatti dalla rubrica all’elenco Membri gruppo.


Selezione destinatari Fax

Per inviare un fax a centinaia di contatti sono sufficienti pochi clic del mouse. La finestra Rubrica Fax Talk - Selezione destinatari mostra i nomi e i gruppi della rubrica corrente. Quando si invia un fax, è possibile selezionare per mezzo di Fax guidato uno o più contatti della rubrica da aggiungere all’elenco destinatari.

Per aggiungere un contatto dalla rubrica:

1.	Selezionare il contatto o i contatti dalla rubrica.

2.	Fare clic sul pulsante OK della finestra Rubrica Fax Talk –

3.	Selezione destinatari.I contatti saranno ora mostrati nell’elenco Destinatari di Installazione Fax Guidata.